Panorama de archivos antiguos en Colombia

Para el año 2022 se prevé que Colombia tenga un archivo único notarial, en busca de centralizar y mejorar las operaciones, trámites y registros(1). Dentro de estas labores, la más importante es la digitalización de todos los archivos, incluidos los más antiguos, según lo dice Álvaro Rojas Charry. Se sabe que muchos de estos archivos notariales antiguos reposan en lugares como por ejemplo el Archivo General de la Nación, Archivo Central del Cauca, Archivo histórico de Cali, Archivo Histórico de Antioquia, entre otros, y que instituciones como Family Search ha hecho una labor gigante para su disposición en plataformas de consulta. Es una muy buena noticia, ya que la digitalización de los documentos ayuda inmensamente a la conservación de los documentos, además de facilitar la investigación histórica y en nuestro caso la genealógica. 

Índice de Richmond notaría de Ambalema. Es una de las fuentes primarias consultadas
para el próximo libro: Familias del Líbano, Tolima

En el segundo cuarto del siglo XX, la empresa Richmond Petroleum Company realizó la labor de catalogar e indexar muchos archivos notariales de diversos lugares de país, además de otros que reposaban en lugares como el Archivo General de la Nación. Estos índices inclusive son muy útiles en la actualidad y más aún en documentos muy antiguos que son de difícil lectura. Esta misma empresa realizó un informe en el año de 1940, llamado: “Índice de informes preliminares sobre los archivos de Colombia”(2), en la que resumió la labor realizada en todo el país. Aunque se sabe que la labor no fue totalmente detallada debido a las dificultades y posiblemente a los tiempos estipulados para completar el trabajo, es una de las colecciones más completas del panorama de los archivos colombianos. Es posible que la labor de Richmond también se expandió a algunos archivos locales eclesiásticos, en los que se puede ver ciertos índices en algunos lugares con su estilo de mecanografía particular.

Entre los archivos notariales se encuentran una serie de ítems que son de gran importancia en la genealogía como los testamentos, mortuorias, capellanías, “limpiezas de sangre” o probanzas, entre otros. Hay otras fuentes muy útiles como los censos de población, que pueden reposar en los archivos municipales (gobernación) y actualmente están en los archivos locales de la región donde se esté realizando la búsqueda (ejemplo si estoy buscando los de Cali, puede que estén en el Archivo histórico de Cali), o hayan sido mudados a archivos más grandes como por ejemplo el AGN. Los censos de población antiguos no oficiales (del aparato de poder dependiendo de la época) fueron realizados por las parroquias de la zona, denominados “padrones eclesiásticos” y pueden reposar en las iglesias respectivas del lugar o las sedes de mayor jerarquía (diócesis y arquidiócesis), como por ejemplo el padrón de “Santiago de Arma”, que reposa en el archivo de la arquidiócesis de Popayán(3).

Serie de registros civiles de las visitas al Cauca en Anserma (1626-1627). Venta de Juan de Valencia, alférez que fue alcalde de la ciudad. En las visitas de Anserma se encuentran ciertos documentos interesantes de la familia Herrera - Ramírez de la Serna y Valencia, quienes parte de la descendencia se estableció en Antioquia

Hay otra colección interesante colonial en el AGN, que se denomina “Visitas”, que como dice en los reportes de Richmond: “Las visitas fueron instrumentos de control en la administración colonial. Las hubo generales y especiales. Las primeras obedecieron a quejas por abusos y excesos en la administración de la Hacienda y excesos en el tratamiento dado a la población indígena. Especiales tenían un fin particular. El visitador de los pueblos de indios era por lo general el oidor más antiguo de la audiencia, quien se hacía acompañar por un secretario, un fiscal, un alguacil mayor, un escribano mayor y un número variable de oficiales de secretaría, contadores, y subdelegados. Las visitas realizadas durante el s. XVI y comienzos del s. XVII, cuyo objetivo fundamental era establecer la tasa de tributos contaron con la presencia de importantes visitadores”. Dentro de estas visitas hay gran cantidad de padrones de indígenas, ya que su dirección principal era la de las encomiendas, pero también otros padrones pequeños de poblaciones, además de pleitos y comunicaciones como si fuesen notariales. Las visitas se extienden hasta el territorio de Venezuela, Panamá y Ecuador. En este video de Gencauca y en el que expone Felipe Araújo de la Torre, se puede ver a mayor extensión lo que son los archivos notariales y otras fuentes como por ejemplo los padrones y censos de población:

https://www.youtube.com/watch?v=-74cNLlfO1M&t=4300s&ab_channel=GenCaucaColombia

Se evidencia que en algunos casos las personas autorizadas para realizar los índices de los archivos eran mal recibidas, o no se les permitía el acceso a los mismos o inclusive se decían mentiras respecto a ellos. En el reporte de Fálan (Santa Ana de las Lajas), Tolima, dice que el archivo eclesiástico antiguo no se encuentra, ya que se quemó, pero este tipo de mentiras uno las presencia hay veces en lugares cuando no se desea que se acceda a los mismos. En este caso el archivo antiguo de Fálan, reposa en la arquidiócesis de Ibagué y aunque tiene algunas secciones en desorden, se podría decir que está en buen estado, es posible también que haya habido alguna pérdida de hojas, como pasa gran parte de los archivos antiguos. Este archivo inicia en el año de 1833 y también puede ser posible que haya alguna pérdida de los libros anteriores a esa fecha, ya que es una población fundada en el s. XVII, pero no desde el año de 1903 hacia arriba como se indica en el reporte.

Parte del reporte de Fálan, Tolima. Richmond (1940)

En el caso de los registros eclesiásticos, hay archivos locales de cada parroquia, que dependiendo de la época cambian y siempre hay que tener en cuenta que hay una jerarquía entre las zonas, distintas a la organización gubernamental. Por ejemplo, el Líbano Tolima, actualmente es una Diócesis, junto con Honda, por ende cubre una zona de jurisdicción que va de Mariquita a Murillo y de Herveo a Armero, y si se expide una certificación eclesiástica en Lérida, el documento tendrá que pasar por la diócesis del Líbano. El Líbano depende y ha dependido históricamente de la actual Arquidiócesis de Ibagué, por ende en Ibagué es posible que reposen ciertos archivos del Líbano, como pasa con su archivo antiguo, además que se encuentran en Ibagué los procesos de dispensas matrimoniales del Líbano. Otro detalle también para explicar tales dinámicas es por ejemplo los registros más antiguos de Murillo y Santa Isabel, que con mucha razón en términos de época deberían estar en el Líbano (es decir las personas tenían que transportarse a centros urbanos más grandes para registrar actos eclesiásticos), que con el tiempo se independizaron y tuvieron sus archivos propios ya para a principios del s. XX. En el sentido contrario pasa con el Líbano, que aunque actualmente es una diócesis, antiguamente pareciera que dependía de zonas más grandes como por ejemplo Lérida, donde se encuentran registros de familias del Líbano y también en términos notariales, ya que las notarías de Lérida, Honda y Ambalema son históricamente más antiguas y en ellas es donde reposa las colecciones notariales más antiguas del Líbano. 

Históricamente las jurisdicciones han cambiado y eso es lo que hay que tener en cuenta a la hora de saber en qué archivo buscar. En el reporte de Richmond hay una leve guía al llamar a ciertos lugares los “archivos arzobispales” en Bogotá, Popayán, Cartagena y Pasto, siendo estos grandes centros del poder religioso. En el caso de Popayán por ejemplo cubría el sur del país, además del Valle, el Eje cafetero, todo el Pacífico y Antioquia, por ende si se requiere una búsqueda antigua en este último, puede que en algún archivo antiguo de Popayán haya algo (tal es el caso de las dispensas matrimoniales del Archivo de la Arquidiócesis de Popayán que es una colección muy útil en términos de genealogía).

Mapa de la serie de coleccionables del periódico el Colombiano No.4 "la historia de Antioquia"
Se puede ver como es común el hecho de mudar ciudades en la conquista española. También hay casos incontables de cambios de nombre de las ciudades en el traslado, además de la extinción de otras

Family Search es el portal online que contiene la mayor cantidad de archivos digitalizados de todo tipo en el caso de Colombia (y otros lugares), además es una plataforma muy fácil de usar. Unas colecciones del AGN están en ella, y creería le falta otra colección importante como la del Archivo de la Arquidiócesis de Popayán o el fondo privado del AGN, llamado Archivo parroquial de Boyacá. Hay otras plataformas como las del ICAHN, otros servicios digitales como la del AHA, y portales muy bien hechos como los de Neogranadina, que están actualmente en la digitalización del archivo notarial de Tunja(4). 

Tuve como guía el reporte de Richmond y algunos datos de Family Search para construir de forma muy sencilla los lugares que contienen los archivos más antiguos en Colombia, así se podrá utilizar estos datos como guía para alguna consulta en algún lugar en específico. Cabe aclarar que tanto el reporte de Richmond como lo que expongo, no es perfecto, es orientativo y está sujeto a cambios o modificaciones que se irán haciendo, además que se recibe con gusto cualquier otro dato útil que se pueda colocar. Hay también datos particulares como por ejemplo que la zona del Tolima, Cundinamarca y Boyacá fue muy visitada, por ende el catálogo en esa zona es extensa, distinto a zonas como en el Cauca o Valle, en las cuales no hubo un reporte tan extenso. 

TABLA COMPLETA DE ARCHIVOS Y CIUDADES ANTIGUAS DE COLOMBIA

Esta tabla se complementó con otros datos fundacionales de ciudades, además de un completo estudio de reportes de visitas a la Nueva Granada, en el boletin científico del departamento del Valle del Cauca, denominado "Cespedesia"(5).

Se creó un mapa orientativo de las ciudades fundadas y más representativas del siglo XVI en la conquista española. Haciendo un cruce con la tabla previa, se puede ver como varias de estas ciudades muy antiguas no poseen archivos en la actualidad, entre otras conclusiones.

Es particular aquí que ciudades como Cartagena, con su importancia colonial no esté entre las primeras ciudades con archivo, aun así reposa al parecer en el ICANH, una colección importante de la sede de la Inquisición que parte del año 1564. Cabe también la posibilidad que en ciertos lugares no se hayan preservado los archivos, por ende no llegaron hasta nuestros días. También es posible que en las visitas no se haya podido consultar a cabalidad todos los archivos como lo indico en los anteriores textos. Caso de lugares con el archivo eclesiástico antiguo, como Zipaquirá, con un archivo notarial más de un siglo después. Otros lugares como Buga con archivo notarial antiguo, y eclesiástico que empieza un siglo después, con lo que cabe la posibilidad que haya habido una pérdida de documentos. Poblaciones como Anserma de tanta importancia en época de la colonia, sin archivo notarial antiguo y con una pérdida de documentos eclesiásticos, evidenciado en cosas como que haya primero un libro de defunciones que sea mucho más antiguo que el de bautismos. En el caso de Antioquia hay un traslado total de Arma (ciudad que no se reseña) a Rionegro de archivos y de Santafé de Antioquia a Medellín, de ciudades más antiguas a nuevas. Ciudades como Villa de Leyva tan antigua, opacada por el poderío de Tunja, ciudad con archivos muy antiguos y de gran importancia.

Teniendo en cuenta la contextualización planteada previamente para realizar investigaciones genealógicas, si se necesita buscar información de conquistadores en el territorio del s. XVI es muy posible que la información repose en los archivos más antiguos localizados en Bogotá, Tunja, Popayán, Buga, Pamplona y Ocaña y así desplazándose por épocas más recientes y hacia otras poblaciones con archivos más nuevos, Santafé de Antioquia, Cartago, Neiva, Medellín, Cali, Garzón, Rionegro, etc.

Por: Di. Mtr. Edgar Andrés Sarmiento García
Miembro Academia Colombiana de Genealogía
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NOTAS BIBLIOGRÁFICAS

(1) https://www.asuntoslegales.com.co/actualidad/colombia-tendria-su-archivo-unico-notarial-antes-de-2022-2898086

(2) https://books.google.com.co/books?id=CWYXnQEACAAJ&dq=richmond+petroleum+company+archivos&hl=es-419&sa=X&redir_esc=y

(3) https://tebakegenea.blogspot.com/2021/04/censo-de-santiago-de-arma-del-ao-1726.html

(4) https://neogranadina.org/proyectos/archivo-historico-regional-de-boyaca

(5) Cespedesia. Boletín científico del Departamento del Valle del Cauca, Colombia. Licenca del ministerio de Comunicaciones No.341. Registro No.516 de Tarifa Postal para Libros y Revistas. Suplemento No. 4. Cali, enero-junio 1983. No. 45-46.

*  Ciudades no muy bien reseñadas en Richmond o sin visita. En el caso de Quito al parecer están unos archivos antiguos. En el caso de las “visitas” de la colonia (desde el año 1570), no están aquí tabuladas.